Office Manager H/F

The Independents est un groupe spécialisé en marketing et communication pour les leaders du luxe et du lifestyle.

Nous avons réuni 17 agences qui partagent des valeurs communes : une passion pour l’innovation, une volonté d’excellence et un sentiment de communauté.

Nous sommes une communauté d’entrepreneurs experts dans leur domaine, présents dans 15 bureaux à travers le monde. Ensemble, nous formons une puissante force créative qui exploite la culture et la technologie pour proposer des solutions axées résultat qui aident les marques mondiales à influencer leurs consommateurs.

CONTEXTE

Nous recherchons pour l'une de nos agences, un.e Office Manager qui sera chargé.e d’assister les équipes opérationnelles et le département administratif en prenant en charge les Services Généraux et la gestion des prestataires (informatique compris). Dans une logique de participation à l’amélioration continue des processus internes, vous assurez un service de grande qualité et vous vous démarquez grâce à votre professionnalisme, votre proactivité et votre sens de l’organisation.

Gestion de l'accueil de l'agence

• Supervision du réceptionniste en charge du standard et de l’accueil des visiteurs et livreurs
• Gestion et distribution du courrier

Support organisationnel pour les équipes

• Organisation de visioconférences pour les équipes
• Préparation de salle pour les réunions de la Direction
• Gestion de la pige : suivi des procédures (remplissage des tableaux, communication avec l'équipe)
• Gestion des abonnements magazines papier et digital
• Mise en place et suivi des processus internes pour améliorer la productivité
• Gestion/envois d’informations diverses en lien avec les équipes et la Direction
• Logistique relative aux évènements ponctuels (commande diverses mobilier d’appoint, fleurs, vaisselle, boissons, petites fournitures bureau, portants)
• Coordination logistique sur l'organisation d’évènements corporate/internes (dîners d’équipe, séminaires, etc.).
• Support aux campagnes de gifting (Fashion week, Noël etc) ou livraisons spéciales auprès de la presse et du network de l’agence
• Anticiper les besoins des équipes pour la restauration lors des Fashion Weeks Paris (viennoiseries, corbeilles fruits, commandes de lunch bags…)
• Coordination des besoins en matière de voyage et de réservations diverses auprès des équipes et de la direction (billets d’avion, hôtels, restaurants etc.)
• Réservations voyages dont vols, hôtels, transferts
• Tracking des reportings mensuels et suivi des dépenses diverses (frais professionnels, voyages, production événements…)

Gestion des Services Généraux

• Amélioration des processus internes pour une utilisation efficiente des ressources
• Garant du bon fonctionnement quotidien et de l’organisation des différents départements
• Aménagement fonctionnel des espaces de travail (gestion et commande des mobiliers de bureau, organisation pour l’aménagement des bureaux)
• Résolution des problèmes (changement des ampoules, débouchage des lavabos etc.)
• Maintien d'un environnement propre dans les espaces communs, salles de réunion et cuisine
• Dans le cadre de la prévention des risques, garant du respect des normes de sécurité et des réglementations en vigueur dans les locaux
• Suivi des livraisons hebdomadaires (fleurs, eau…)
• Commande et réassort des fournitures de bureau et de consommables (thé, café, essuie-main…)
• Optimisation des coûts de fournitures
• Garantir la bonne exécution et le bon fonctionnement des services (ménage, gestion des déchets, entretien divers,…)

Gestion des prestataires

• Gestion des contrats et relations fournisseurs/prestataires
• Recherche de nouveaux prestataires et négociation des termes contractuels
• Garant du maintien de la qualité des prestations tout en optimisant les coûts
• Planification et supervision des prestations d’entretiens et de la maintenance préventive et corrective des installations et équipements
• Résolution des problèmes techniques en lien avec les prestataires (téléphone, photocopieuse, climatisation, contrôles réglementaires…)

Gestion du parc informatique et des prestations IT

• Suivi des sujets de maintenance en lien avec le prestataire IT
• Suivi des coûts du parc informatique et des prestations informatiques
• Gestion du parc informatique (disponibilité et fonctionnalité du matériel, remise et/ou reprise de l’équipement à l’entrée et/ou sortie des collaborateurs, suivi du stock et des commandes)
• Administration des accès et gestion des badges

PROFIL

Diplômé.e d'une Licence ou d'un DUT d'Assistant Manager, Gestion PME/PMI ou Gestion des entreprises et administration, vous justifiez d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en start-up ou PME.

Vous êtes reconnu.e pour votre sens des priorités, votre dynamisme et votre rigueur. Vous êtes également organisé.e, savez planifier et anticiper.

Des connaissances et une sensibilité RSE seraient un grand plus.

Vous savez prendre des initiatives, êtes orienté.e solutions et travaillez aussi bien en autonomie, qu'en équipe.

Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles, êtes à l'aise dans des environnements multiculturels et possédez un sens aigu de la confidentialité.

Vous êtes à l'aise en anglais, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral et en informatique, vous maîtrisez notamment Office et G Suite.