Assistant(e) de Direction Opérationnel(le) (Bâtiment)

Rejoignez une entreprise en pleine croissance et apportez votre expertise au sein d'un projet ambitieux. Vous avez le goût de challenge et souhaitez rejoindre une entreprise dynamique, solide et en pleine évolution ? Ce poste est une opportunité unique de contribuer directement au développement d'une PME innovante dans le secteur de l'intégration électrique, de la sécurité et de la CVC (chauffage, ventilation et climatisation).

Missions Générales :

Rattaché(e) à la Direction Générale, et au quotidien en collaboration avec les équipes opérationnelles, vous assistez les Chargés et responsables d’affaires dans le suivi administratif des chantiers.

Le poste comprend également une part d’assistance au fonctionnement de la société (Relations téléphoniques, gestion des flottes téléphonique et de véhicule, accueil ponctuel, commandes diverses…).

Appels d’offres et dossiers techniques

• Retirer les dossiers d'appel d'offre et les préparer (éditions des documents, éditions des plans, analyses des documents...).
• Constituer et mettre en forme des documents relatifs à l'appel d’offre.
• Constituer et envoyer les dossiers de réponse en coordination avec le responsable étude et le responsable d’affaires.
• Aider à l’élaboration des dossiers de fin d’opération.

Gestion documentaire et administrative

• Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger, les suivre.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Etablir, suivre et envoyer les documents techniques (courriers, commandes, contrats de sous-traitance etc…).
• Etablir les contrats de sous-traitance et suivre les documents administratifs (PPSPS, Visite d'inspection commune, K-BIS, Attestations obligatoires...).
• Déclarer les sous-traitants auprès des clients.
• Suivre les règlements et établir les QUITUS et DGD.
• Archiver des dossiers travaux.

Logistique et approvisionnement

• Réaliser des commandes de matériel et de fournitures de bureau, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Réaliser les commandes pour la logistique chantier (bennes, moyen de levage, transports spécifiques…).
• Gérer les contrats d’entretiens et de services des locaux avec les différents prestataires (Nettoyage, maintenances, dépannages…).

Accueil et support opérationnel

• Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier.

Gestion des événements et communication

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Gérer le relationnel avec l’agence de communication

Gestion des parcs

• Assurer la gestion de la flotte de véhicule (renouvellement de contrat, location temporaire, réparation…).
• Assurer la gestion de la flotte de téléphonie mobile (Nouveau contrat, renouvellement de terminaux…).

Prérequis pour le poste

• Expérience confirmée dans le bâtiment
• Rigueur
• Réactivité
• Autonomie et anticipation
• Parfaite maîtrise du domaine informatique
• Aisance relationnelle et sens du service client

Notre processus de recrutement et notre politique d’embauche sont conçus pour prévenir toute forme de discrimination et visent à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de nos effectifs. Vos compétences et votre motivation comptent avant tout pour nous !